Psykologisk trygghet kan gjøre team mer effektive

_{TEKST: Siri Pernille Øverli / FOTO: Benjamin Bargård}

– Hvorfor har jeg ulik atferd i ulike team og hvorfor fungerer noen team bedre enn andre?

Dette funderte Bård Fyhn på mens han deltok i operativt arbeid i team i Forsvaret og senere med ledelse og teamutvikling på Sjøkrigsskolen.

– Jeg tok ulike personlighetstester og ble litt fascinert, men syntes at svarene kunne være både stigmatiserende og statiske.

– På et tidspunkt oppdaget jeg at jeg har ulik atferd avhengig av hvem jeg har rundt meg, sier han.

– Da jeg kom over begrepet psykologisk trygghet, tenkte jeg at noe av forklaringen kunne ligge her. Ja, visst har vi ulik personlighet, men mye kommer også an på hvem vi har rundt oss.
 

Trygghet endrer seg over tid 

Nå holder Fyhn på med en doktorgradsavhandling om psykologisk trygghet i team. Han mener graden av den psykologiske tryggheten kan forklare hvor effektivt teamet er.

– En ukes teambuilding sikrer ikke at teamet er trygt og jobber effektivt over tid.

– Et team er ikke trygt en gang for alle. Det er dynamisk. Trygghet kan oppleves ulikt av individene innen ett og samme team, og trygghet kan oppleves ulikt over tid. Den kan forandre seg fra dag til dag.

Fyhn følger flere team i offentlige og private virksomheter over tid og jobber utforskende. Målet er å finne hva som påvirker den psykologiske tryggheten i teamene og hva som skaper variasjonene. I neste omgang skal han gjøre kvantitative analyser.

Fyhn forklarer at fenomenet ikke har med personlighetene til medlemmene i teamet å gjøre.

– Psykologisk trygghet stikker dypere enn teamsammensetningen. Det handler om relasjoner og om hvordan vi snakker sammen og behandler hverandre. Om kulturen vi bygger og om normene vi setter. Vi skaper én form for trygghet i ett team vi tilhører og en annen form for trygghet i et annet team.

– Det handler om at vi vil hverandre vel. Om jeg kjenner at du vil meg vel, tolker jeg det du sier på en helt annen måte enn om jeg tror du er ute etter å ta meg.   

– Trygghet kan oppleves ulikt over tid. Den kan forandre seg fra dag til dag.

_{Bård Fyhn}

Trygghet er den enkeltes valg

– Når vi setter sammen team, er det for å oppnå mer enn vi ville gjort hver for oss, altså for å effektivisere arbeidet.  Ved å bygge på hverandres kompetanse og innspill, oppnår vi en synergi som gir merverdi. Skal vi få det til, må alle føle psykologisk trygghet.

Psykologisk trygghet møter et grunnleggende behov i oss, slår Fyhn fast. Samtidig mener han han at trygghet i team er kontraintuitivt.

– Det intuitive og det tryggeste er å holde ting for oss selv, for da risikerer vi ikke at noen gjør narr av oss eller ler av oss, sier han og forklarer:  

– Godt teamarbeid innebærer at medarbeiderne velger å bygge trygghet. Hvis alle tenker på den sosiale, relasjonelle risikoen – at noen kan mene jeg er dum og le av meg, og derfor vil holde ting for seg selv, oppnår vi ikke den kollektive intelligensen som ligger i teamarbeidet.

– Om bare én føler seg utrygg, kan det få kjempestore negative konsekvenser for teamets arbeid. For om ikke alle bidrar ved å komme med ideene sine eller ber om hjelp når de trenger det, kan teamet aldri oppnå sitt potensiale.

– Ledere må være bevisst på valgene de tar hver dag. Det holder ikke at de sa noe i et allmøte for et par måneder siden. De kan gjerne gjenta det på en hyggelig måte.
 

– Det handler om at vi vil hverandre vel.

_{Bård Fyhn}

Hva er psykologisk trygghet? 

Psykologisk trygghet innebærer å føle seg fri til å si det en mener og å tørre å ta den sosiale risikoen samarbeid kan medføre. Det handler om å tro at den andre vil deg vel og ikke vil gjøre narr av deg om du sier eller gjør noe dumt.  
 

Hva kan ledere gjøre for å skape trygge team? 

Fyhn sier det er viktig at leder legger til rette og setter av tid til at teamet kan bygge relasjoner og avklare rollene sine.  

– Teammedlemmene må by på seg selv. De må formidle hva som motiverer dem og hvordan de liker å jobbe, framstå ekte og vise seg sårbare. Slik kan medarbeiderne utgjøre støttende omgivelser og være jobbressurser for hverandre. 

– Lederen skal balansere teamets behov for frihet og behov for struktur, uten å skade engasjementet ved å utvise for sterk kontroll. Det er en viktig lederoppgave som kan være vanskelig, sier Fyhn og trekker fram et eksempel fra forskningen sin:  

– Ett av teamene jeg følger, skulle få sette sitt eget mandat. Det var nok godt ment, men det skapte utrygghet og ble bare surr.

– Ledelsen burde ha satt mål og rammer og gitt dem retningen. Derfra kunne teamet selv fått rom til å prøve seg fram og finne ut hvordan de ønsket å jobbe sammen.

Fyhn legger til at tydelige beslutninger og forutsigbarhet er viktig for å skape psykologisk trygghet.

Han forteller at da studentene han underviser ble sendt hjem våren 2020 som følge av pandemien, fikk han tilbakemelding om hvor viktig det var å dele informasjon med dem.

– De ville blant annet vite noe om veien videre og om når de kunne komme på skolen. De satt jo der alene på hver sin hybel og manglet oversikt.

– Tydelige beslutninger og forutsigbarhet er viktig for å skape psykologisk trygghet.

_{Bård Fyhn}

Psykologisk trygghet i digitale team 

Fyhn begynte å samle data til studien sin lenge før pandemien inntraff og førte til at teamene han følger begynte å samhandle digitalt.

Så langt ser han ingen åpenbare forskjeller i det som gir psykologisk trygghet.

– Det som er viktig, er at lederne kommuniserer endringene tydelig og ryddig og at de skaper forutsigbarhet via informasjon og oppfølging. Det er viktigere enn om møtene og arbeidet ellers foregår fysisk eller digitalt.

– I digitale team er det ekstra viktig at lederen ser den enkelte og anerkjenner at medarbeiderne er forskjellige, sier han.

– Støttende omgivelser er viktigere enn noen gang. Mange lengter etter stabilitet og forutsigbarhet og er i tillegg i underskudd av sosial kontakt. Potensialet for den forskjellen en leder kan gjøre ved å vise at de ser hver enkelt medarbeider, er ekstra stor nå.

– Noen kan stortrives med fleksibiliteten det gir å ha hjemmekontor, mens andre misliker det. Hvor godt den enkelte liker å arbeide slik, påvirker kvaliteten på det teamet leverer og dermed effektiviteten. Det er viktig at lederen ser dette og tilpasser arbeidet for alle så godt det lar seg gjøre. Teamet må snakke om dette sammen, dra i samme retning og ha en vi-tankegang. 

– Om vi opplever psykologisk trygghet er det lettere å motta tilbakemeldinger.

_{Bård Fyhn}

Fordeler med den norske arbeidskulturen  

I tiden vi er inne i nå, der mange jobber hjemmefra, er det en fordel med den relativt flate strukturen og relativt høye tilliten som preger det norske arbeidslivet. Mange medarbeidere er vant til å jobbe selvstendig og å ha et ord med i laget. De har forventninger til at lederne ser dem. Samtidig tillater verdiene og kulturen at også ledere kan vise seg sårbare.

– Ledere har ikke svar på alt, men har behov for å vite hva medarbeiderne synes og mener. Både for ledere og medarbeidere kan det gi utvikling og vekst å få tilbakemeldinger.

Fyhn mener alle skal være seg bevisst måten å formulere tilbakemeldinger på.

– Om vi opplever psykologisk trygghet er det lettere å motta tilbakemeldinger og akseptere at det er noe vi bør gjøre annerledes.

Videre synes han at alle bør være klar over at hver og en har stor påvirkning på omgivelsene og på den psykologiske tryggheten i teamet de er del av.

– Teamlederen kan gjøre en god jobb, men det vil ikke hjelpe på tryggheten så lenge medlemmene i teamet ikke følger opp. Jeg kan ødelegge andres trygghet. Bevisst eller ubevisst.

– Ordene vi bruker bygger kultur på godt og vondt og bidrar til hvordan andre føler seg. Hver enkelt bør kjenne på sitt ansvar for denne kulturen, og være bevisst hvordan vi snakker til omgivelsene på. Trygghet er et valg vi tar hver dag. 
 

Her er forskerens fem råd for hvordan du kan bygge psykologisk trygghet i team
 

1. Lag en team-kontrakt
   Sett dere ned og snakk om hvordan dere vil jobbe sammen. Det å være med og påvirke prosessene bygger eierskap og skaper en forventning – også til deg selv. Når du har vært med på å diskutere hvordan dere skal samarbeide, er det større sjanse for at du faktisk følger opp og gjør det slik.
    
2. Snakk sammen og avklar forventninger
   Nå som rammene for teamarbeidet stadig endrer seg, oppfordrer jeg alle team til å jevnlig snakke sammen om dette. Det er viktig at alle er enige om hva de skal forvente av seg selv og andre. Vi kan ha svært ulike preferanser for samarbeid over skjerm.
    
3. Se den enkelte og vis at du bryr deg. Til lederen: Vær eksplisitt og kompenser for noe av den kommunikasjonen som kan gå tapt over skjerm.
    
4. Kombiner fysisk og digitalt samarbeid. Forskningen til Fyhn viser at team med fordel kan kombinere det å arbeide fysisk sammen og digitalt på skjerm. Gjør det, om det er mulig. Det har positive effekter.
    
5. Ha regelmessig kontakt. Å møtes jevnlig har mye å si for tryggheten. Det opprettholder pulsen i samarbeidet og følelsen av at dere jobber sammen.   

Vil du lese mer?

Her kan du lese Bård Fyhns blogg og flere av hans eksterne artikler om psykologisk trygghet.

• Gruppetenkerne - en blogg om team og ledelse
• Å gi slipp – når en vil stramme inn
• – Sannsynlig at effektiviteten vil kunne falle med hjemmekontor (nhh.no)
• Effektive team: Fant Google oppskriften? (magma.no)