Fant plussfaktorene og bygde tillit i felleskap

Etter flere år med debatt og politisk tautrekking ble det i 2013 vedtatt at landbrukskontorene i Våler kommune og Åsnes kommune skulle slåes sammen til et felles kontor.

– Hvor skal vi være, hvem skal gjøre hva, og hvordan blir dette nå?

Mange spørsmål var ubesvarte, og frustrasjonen blant de ansatte var stor, forteller Gunn Aanstad tillitsvalgt i Naturviterne.

Måtte bygge tillit på flere nivåer

– Da vi startet var det mye tillit innad i kontorene, men lite mellom dem. Derfor var det viktig at vi fikk på plass en ny leder, som kom utenfra, og ikke var knyttet til ett av kontorene, mener hun.  

Med bakgrunn fra privat næringsliv ble Anne Kristine Rossebø ansatt som leder for det nye felleskontoret. Hun fikk ansvaret for sammenslåingsprosessen.

– Jeg sa til medlemmene mine at hvis vi skal få til dette, må vi støtte Anne Kristine, sier Gunn.

Anne Kristine startet med å bli kjent med både de ansatte og hvordan de jobbet. Hun oppdaget raskt at de to kontorene hadde ulike arbeidskulturer, og holdninger til hverandre.

– Vi måtte bygge tillit i organisasjonene, til hverandre, til meg som leder, men også til den nye organisasjonen, sier Anne Kristine.

Fant plussfaktorene hos hverandre

En ekstern rådgiver kom på banen og hjalp de på vei. Hvert enkelt kontor fikk i oppdrag å finne ut hva det andre kontoret var gode på, og hva deres kontor kunne tilføre det nye kontoret. Så møttes de i fellesskap for å oppsummere og finne veien videre.

– Vi måtte finne plussfaktorene hos hverandre. Det var nyttig, for da måtte vi løfte blikket litt vekk fra oss selv. Det ga alle et løft, forteller Anne Kristine.

– Gode rutiner og opplegg fra begge steder tok vi videre, og det som ikke var fullt så bra har vi videreutviklet og forbedret.

– Vi ble konkrete gjennom verktøyene.

^{Gunn Aanstad, tillitsvalgt.} 

Meislet ut mål i fellesskap  

Målet med prosessen var å komme frem til et felles måldokument. Etter en to dagers samling med alle ansatte kom de frem til fire hovedområder: Kundefokus, kvalitet, kompetanse og kroner. Under hvert område fulgte en rekke konkrete tiltak de skulle gjennomføre.

– Det var helt avgjørende at alle de ansatte var med og laget måldokumentet, slik at alle kunne få et eierskap til det, mener Anne Kristine som la stort vekt dokumentet skulle være kortfattet, og enkelt å følge opp.

Inngikk IA-avtale og fikk oppfølging

På vårparten 2014 flyttet de endelig inn på felles kontor i kommunehuset i Våler. Da bestemte Anne Kristine seg for å inngå en egen IA-avtale for selve landbrukskontoret. Gjennom avtalen fikk hun oppfølging fra NAV Arbeidslivssenteret og hjelp til å etablere en god arbeidskultur i den nye organisasjonen. Medarbeiderundersøkelsene viste at det var mye å hente på arbeidsmiljøet.

Ble bevisste på hvordan de omtalte hverandre

Sammen med Arbeidslivssenteret gjennomførte de flere samlinger og øvelser med de ansatte. På én av samlingene fikk de ansatte presentert en formel for hvor mange mulige relasjoner det fantes på kontoret. Med 14 ansatte viste det seg å være 91 mulige relasjoner.

– Hvis alle sier noe negativt om hverandre, så blir det mange negative relasjoner. Men hvis vi framsnakker hverandre blir det tilsvarende 91 positive relasjoner, påpeker Anne Kristine.

– For oss ble det et tydelig bilde på at vi ikke må snakke ned kontoret, hverandre, eller lederen. Heller tvert i mot.

– Og da var det en som kom på ideen å knipe noen i å gjøre noe bra, skyter Gunn inn. For det å påpeke at noen gjør en feil, det er ikke så vanskelig. 

Ble konkrete gjennom verktøyene

Videre tok de i bruk et dialogspill fra Idébanken. Spillet fungerte som en uformell, men strukturert metode for å forbedre arbeidsmiljøet.

– Kortene fikk oss til å snakke om styrker og utfordringer på en god måte. Det ble litt mindre farlig å si i fra. Vi ble konkrete gjennom verktøyene, forteller Gunn.

Gjennom spillet kom de ansatte frem til tre arbeidsmiljøpunkt som de skulle jobbe videre med.

• Vi gjør en felles innsats for å skape trivsel på arbeidsplassen.
• Vi anerkjenner hverandres arbeid.  
• Vi har et felles ansvar for å løse arbeidsoppgaver i hverdagen.

– Alle var enstemmig. Dette var noe vi ville jobbe med, sier Anne Kristine.

Sammen fant de ut av hvordan og hva de kunne gjøre.

– Vi kom frem til at det handler om å se hverandre, informere hverandre, gi konstruktive og gode tilbakemeldinger og ikke minst møte hverandre på en positiv måte. Dette måtte vi også finne arenaer for, forteller Anne Kristine.

– Mye er banalt. Men det kan være lett å glemme slike ting, og komme inn i på et annet spor. Derfor må vi holde fokus på det, mener Gunn.

– Vi skal bygge en kultur sammen, og da må alle være med å bidra.

^{Anne Kristine Rossebø, daglig leder} 

Forplikter seg til å gjøre en innsats

Utover høsten og vinteren har de fortsatt å jobbe med arbeidsmiljøet. Nå har alle de ansatte forpliktet seg til å gjøre en innsats for arbeidsmiljøet, svart på hvitt.

– Alle ansatte har gått gjennom lista og forpliktet seg skriftlig på områder hvor de kan gjøre en ekstra innsats for arbeidsmiljøet, forteller Anne Kristine.

– For ingen kan sitte og vente på at lederen skal trykke på en knapp, og tro at arbeidsmiljøet blir bra. Vi skal bygge en kultur sammen, og da må alle være med å bidra.

Holder oppmerksomheten oppe

Nå er arbeidsmiljøet jevnlig oppe som tema i kontormøter. I tillegg har de fire samlinger i året med samme tema. Etter en samling starter de øyeblikkelig forberedelse til neste, og de sørger alltid for å ha gode referater.

– Det handler om å holde fokus, for dette blir ikke gjort på ett år, påpeker Anne Kristine.

Hun mener arbeidsmiljø og det å prestere på jobb henger tett sammen. 

– Jeg tror ikke noen yter bra hvis du har det dårlig på jobben. Derfor er fokus på arbeidsmiljø viktig.

– Trivsel er helt avgjørende for både effektivitet og helse, supplerer Gunn.

Underveis i prosessen har lederen Anne Kristine vært veldig bevisst på å trekke frem måldokumentet, og gjøre opp status på hvor langt de er kommet.

– Når jeg ser på dokumentet nå, så ser jeg at vi faktisk har nådd mange av måla vi satt oss, allerede.