Verktøy for prioritering av oppgaver

Verktøyet gjør det enklere for den enkelte å se både hvordan du forholder deg til arbeidsoppgavene dine; er de viktige eller mindre viktige? Og hvordan du prioriterer tidsbruken på dem; haster det / haster det ikke?

Det kan også brukes for å få en bedre oversikt over om det er noen i gruppa som har mer å gjøre enn andre, og om det er mulig å fordele arbeidet for å få til en bedre flyt eller avlaste dem som kan ha behov for det.

Snakk om planlegging og prioritering

La den enkelte gjennomføre øvelsen for sine egne oppgaver. Du som leder bør snakke med medarbeiderne om planlegging, prioritering osv. Sørg for å forklare skjemaet før medarbeiderne fyller det ut, og gi dem nok tid til å fylle det ut ordentlig.
Er det vanskelig å komme på oppgavene, be den enkelte tenke igjennom og skrive ned hva den siste arbeidsdagen, uken, eller måneden har gått med til.

Hvis øvelsen gjennomføres med flere deltagere må det settes av tid til å snakke om hva gruppen kan gjøre annerledes for at arbeidet skal gli lettere.

Hvordan bruke skjemaet?

Tenk over hva dere bruker tiden til. Hvis de fleste oppgaver løses som at de haster med å få gjort eller at det er viktig at blir gjort, og derfor må prioriteres, kan det fort oppstå en flaskehals i systemet. 

Noen oppgaver må nødvendigvis alltid bli prioritert fremfor andre, som også betyr at ikke alle oppgaver kan gjøres så fort som du skulle ønske. Når disse oppgavene ikke blir utført eller blir satt på vent, er det stor risiko for å bli rammet av stress.

Befinner du deg i en slik situasjon, betyr det kanskje at oppgavene dine må omfordeles, eller at dere bør bli flinkere til å planlegge og prioritere innad i gruppen.

Med utgangspunkt i en oppgaveliste kan man sortere oppgavene ut fra de to aksene (Haster-aksen og Viktig-aksen) i skjemaet:

• Dette må jeg gjøre nå
• Dette kan jeg utsette
• Dette kan jeg delegere / gi til andre
• Dette kan jeg droppe

Kilde: Lederweb.dk
 

> LAST NED PRIORITERINGSSKJEMA