Fem grep som fikk ned fraværet

Mange sykehjem har i egne øyne et altfor høyt sykefravær. Det var også situasjonen ved Skudenes bu- og behandlingsheim på Karmøy for et par år siden.

– På det verste var vi oppe i 21 prosent, men vi lå lenge jevnt på 16-17 prosent sykefravær. Det var tungt, forteller virksomhetsleder Judith Nordanger.

Men i dag smiler hun om kapp med en blidspent Janne Robertsen fra bedriftshelsetjenesten. Sykefraværet er halvert. Det er resultatet etter hardt arbeid og en betydelig snuoperasjon. Det kan kanskje andre i samme situasjon lære av. Her er noen av de viktigste grepene de tok:

Grep 1: Justere organiseringen

I utgangspunktet hadde Nordanger en formidabel oppgave med et lederansvar for 90 medarbeidere.

– Det var i meste laget, ja. Jeg fikk ikke gått inn i detaljene, kunne bare ta toppene, sier hun.

Løsningen var å få to medarbeidere som kunne gjøre nærledelse i mindre grupper i de to etasjene på huset.

– Da fikk jeg frigjort tid til kvalitetsarbeid og internkontroll. Det ble også lettere å gi støtte i de mest utfordrende sakene, sier Nordanger.

Grep 2: Kommunens nærværsprosjektet

Samtidig ble kommunens nærværsprosjekt satt i gang. Prosjektet gikk ut på å komme i dialog med ansatte så tidlig som mulig for å unngå sykefravær helt eller delvis.

– Sykefraværet i seg selv er én ting og betyr at færre er på jobb enn planlagt. I tillegg kommer frykten blant de ansatte for at det skal bli for travelt for de som er på jobb. Denne engstelsen stjeler mye tid og energi i tillegg. Dette måtte vi snu.

Grep 3: HMS/IA-gruppe

Nærværsprosjektet definerte arbeidsnærvær som tilstedeværelse og mestring med involverte og engasjerte medarbeidere. En viktig arena var HMS/IA-gruppen. Der møtes leder, tillitsvalgt, verneombud og en eller to andre representanter for de ansatte.

– Vi hadde mer enn nok å ta fatt i. Mye hadde kommet frem i kartlegginger og som vi trengte å gjøre noe med.

Mange sykmeldinger og tilsvarende behov for tilrettelegginger er ett eksempel.

– Samarbeidet handlet mye hvordan vi kunne løse slike utfordringer og også passe på grensene for hva vi kunne klare. Vi måtte se til at tilretteleggingsvinduet var stort nok og åpent, sier Nordanger.

Grep 4: Mening

– Å jakte på stadig nye sykehjemsproblemer blir feil, etter mitt syn. Ofte får vi høre at det er så tungt på sykehjem. Men det er egentlig minimalt med krefter som skal til med de hjelpemidlene vi har. Da er det mye viktigere å få frem hvor meningsfullt og interessant det er å jobbe her, sier Nordanger.

Et tiltak som har styrket meningsinnholdet, er den såkalte Aktivitetsdosetten.  Det er et verktøy der alle brukerne får en aktivitetsplan, både sammen og individuelt.

– Planene gjør det lettere å komme i gang og gjøre ting sammen med beboerne. Det er forfriskende for alle. Dette gjør jobben mer meningsfull og skaper kontakt og sammenheng. (Se film om aktivitetsdosetten ved Skudenes bu- og behandlingsheim )

Aktivitetsdosetten har også gjort noe med omdømmet til sykehjemmet.

– Beboerne blir gladere, og de har noe å se frem til. Detter merker de pårørende godt. Enda flere har fått lyst å bidra, og de har gitt oss gode tilbakemeldinger. Også dette er positivt for miljøet vårt.

På en egen facebookside for de ansatte blir mange av de daglige aktivitetene vist frem.

– Selv om det ikke er hensikten, styrker facebook-sidene engasjementet rundt det som skjer her. Man får lyst til å være på jobb, der det skjer.

Grep 5: Individuell oppfølging

Hovedmålet i nærværsprosjektet er at medarbeiderne skal ha samtale med leder før de oppsøker lege.

– Dette er både en plikt og en rettighet. Vi kaller disse samtalene for ”dialogmøte 0”. Jeg har selv brukt dem flere ganger med hell. HMS/IA-gruppen har vært viktige for å få aksept og å få dette på plass. Det samme har bedriftshelsetjenesten.

Rådmannen har gjort en avtale med bedriftshelsetjenesten om å sette inn innsatsen der sykefraværet er over ti prosent. Det er Janne Robertsen fra den interne bedriftshelsetjenesten veldig glad for.

– Jeg gjør først en arbeidsplassvurdering der jeg ser på alle oppgavene, både de fysiske, psykiske og de relasjonelle. I samtalen med ansatte bruker jeg ofte en motiverende intervjuteknikk. Vi har fått til utrolig mye sammen, sier Robertsen.

– Bedriftshelsetjenesten har vært veldig viktig for oss. Uten dem hadde vi ikke vært der vi er i dag, legger Nordanger til.

Ekstragrep

Det som kan virke som små tiltak, kan ha stor innvirkning på arbeidsmiljøet. Nordanger forteller at det å flytte middagsmåltidet fra kl. 12.30 til 15.30 er et eksempel på det.

– Med tidlig middag ble ettermiddagen veldig lange for mange av beboerne. De demente ble ofte urolige på grunn av dette og de andre kjedet seg og ble passive. Ved å flytte middagen ble det mer tid til aktiviteter på formiddagen, mens tiden frem til kvelds ble kortere. Vi har fått en mye bedre flyt i dagen enn før.

På personalrommet står en kassett på bordet med en rekke kort i. På hvert kort står det en oversikt over den enkeltes oppgaver i løpet av vakta.

– Kortene gjør at vi lett får oversikt over gjøremålene. Slik kan vi styre arbeidsdagen bedre enn før. For vikarene blir det også lett å få oversikt over oppgavene de har hoppet rett inn i.

– Til sammen blir det mange ting som virker positivt sammen. Nedgangen i sykefraværet har nok sammenheng med totalen i dette, sier enhetsleder Judit Nordanger.

SE FILMEN OM AKTIVITETSDOSETTEN: