– Vi var modne for dette nå

Med solid forankring hos leder, partene og de ansatte selv ble IA-bransjeprogram sykehus veien til bedre arbeidsmiljø og lavere sykefravær hos denne sykehusseksjonen.

_{TEKST: Martin Gustafson / FOTO og VIDEO: Morten Johnsen Solberg}

– Hei, når har dere time? spør en vennlig sekretær og lener seg fram mot luka i ekspedisjonen til en av poliklinikkene ved Hjertemedisinsk avdeling. Det står Joanna på navneskiltet hennes. Hun har rødt hår og et varmt smil, selv om det sikkert er ørtende gangen hun stiller dette spørsmålet så langt i dag.

Vi er i Bygning 3, som blant annet rommer Hjertemedisinsk avdeling her på Ullevål sykehus. Dette er klassiske sykehusomgivelser; et voksent par sitter på en benk langs den hvite veggen og venter på sin tur. Én portør småprater med en pasient mens han triller henne ned korridoren. I motsatt retning kommer en flokk unge leger som geleides forbi av noen med blafrende frakk og fornuftige sko, i en walk-and-talk i høyt tempo.

– Vi er her for å intervjue dere, faktisk – om den prosessen dere har vært gjennom, svarer fotografen og løfter litt på kameraet så Joanna får sett det.

– Åh, det er dere ja! Så koselig! Velkommen! utbryter hun, og peker og forklarer oss veien til et kontor nede i gangen. Allerede står det noen i kø bak oss i skranken, og i det vi går, hører vi Joanna spørre blidt: «Hei, når har dere timeavtale?»

– Arbeidet forsvinner ikke

– Det er et enormt hjul som skal gå rundt for at pasienter skal kunne møte på rett sted, til rett tid med de forberedelser som kreves. Knapphetsressursen i helsevesenet er ofte leger, rom og tid, sier Ellen Hovind.

Hun er seksjonsleder for kontorenheten ved hjertemedisinsk avdeling ved Ullevål, Oslo Universitetssykehus (OUS). I lengre tid har seksjonen slitt med høyt sykefravær. Av rundt 20 ansatte var ofte 3-4 av dem borte fra jobb.

Seksjonslederen forklarer at da hun begynte ved OUS i 2015 brukte hun mye tid på å forstå utfordringene rundt sykefravær blant de ansatte i sekretærgruppa. Det ble viktig å både kartlegge hvor det var mye fravær, og hva som bidro til det. I lederrollen lå også en annen måte å følge opp sykefravær på.

– Jeg kom fra en liten privat bedrift til Oslo Universitetssykehus, som har over 20 000 ansatte. Det høye sykefraværet påvirket arbeidshverdagen i seksjonen vår på mange måter, så vi begynte å se på hvordan vi kunne jobbe med det. Hjertemedisinsk avdeling er stor, så vi trenger sekretærer på ni forskjellige steder hver dag. Det er ikke en mulighet for oss å si at «beklager, sekretæren som skal være på poliklinikken er syk, så da blir det ingen sekretærer der i dag». Vi må bare få løst den situasjonen, sier hun og fortsetter:

– Og det arbeidet vi ikke får gjort fordi vi er underbemannet, kommer som en rekyl tilbake og treffer oss. Fordi det arbeidet forsvinner ikke – det MÅ gjøres.

Ville sikre god forankring først

Klinikken hun er en del av, har ansvaret for rundt 100 sekretærer. Både kontorseksjonen og klinikken har tidligere jobbet med nærværsarbeid, altså å fokusere på de som er på jobb framfor de som er fraværende, og har gjennom ulike tiltak og prosjekter forsøkt å få forstå utfordringene med sykefraværet i egne rekker.

Våren 2022 ble seksjonen invitert til å delta i IA-bransjeprogrammet for sykehus og metodikken «Der skoen trykker». Gjennom sommeren arbeidet seksjonsleder, tillitsvalgt og verneombud på kontorseksjonen med å sørge for at prosessene de skulle gå gjennom som en del av «Der skoen trykker» var solid forankret hos partene og de ansatte på avdelingen.

– Vi hadde allerede gjort mye grunnarbeid og vært gjennom en del ‘barnesykdommer’, så dette programmet ble veldig bra for oss. Vi var modne for å gjennomføre det, forteller seksjonslederen.

– Det gir meg trygghet som leder, hvor jeg føler at jeg ikke står alene i utfordringer.

_{Ellen Hovind, avdelingsleder}

Støtte fra prosessveileder

Rune Skjefstad er IA-rådgiver ved NAV Arbeidslivssenter Oslo og en av prosessveilederne i «Der skoen trykker». Han har lang erfaring med prosessledelse og arbeid med arbeidsmiljø og sykefravær. Han sitter også i det nasjonale innsatsteamet for «Der skoen trykker».

– Min rolle inn mot sykehusene er å gjøre dette verktøyet kjent, men også å sikre at de enhetene som vil ta i bruk «Der skoen trykker» vet hva de står overfor, og er villige til å sette av tid og ressurser nok til å gjennomføre metodikken, forklarer han.

Som prosessveileder for metodikken er Rune godt kjent med hvilke risikofaktorer som kan gjøre at slike innsatser strander. Hans rolle var derfor å lede de første prosessene som ble gjennomført i kontorseksjonen ved OUS gjennom «Der skoen trykker»-metodikken høsten 2022.

Om det å ta i bruk metodikken, sier han følgende:

– Har avdelingen en leder som følger opp og er på? Har de en ansattgruppe som ønsker å gjøre dette, og at tillitsvalgte og verneombud er med på prosessen? Før man går i gang må det være sikkert at alle involverte både ønsker og evner å jobbe med å nå målene de setter seg.

De ansatte selv bestemte hvordan de vil ha det

IA-rådgiveren forklarer at i kartleggingsfasen bruker han både resultatene fra sykehusenes egne medarbeiderundersøkelse «ForBedring» og bransjeprogrammets egne kartleggingsverktøy.

– «Der skoen trykker»-metodikken har intervjumaler for alle ledere og tillitsvalgte, men også det som kalles en dialogduk. Dette er et praktisk verktøy som gjør at alle ansatte får sagt sin mening og reflektert over hvilket arbeidsmiljø de har, og hvilket arbeidsmiljø de ønsker å ha, forteller han og forsetter:

– I møtet med verneombud og tillitsvalgte ved seksjonen ble det fort tydelig at de ønsket å være med på å drive prosessen framover, mens ansattegruppa hadde et engasjement for å forbedre arbeidsmiljøet sitt.

«Der skoen trykker» har i stor grad handlet om at det er ansattegruppa selv som skulle utarbeide hva de ønsket å jobbe med, forbedre eller endre på. Seksjonsleder Ellen forklarer:

– Som leder har jeg lagt til rette med å booke møterom og bestille pizza, men det er sekretærgruppa med bistand fra bransjeprogrammet som har drevet prosessen. Det er de ansatte som har bestemt hvordan de vil ha det – også har jeg som leder fått mandatet til og ansvaret for å følge opp.

Derfor satte de ansatte selv agenda og valgte ut hvilke tiltak seksjonen skulle fokusere på. De valgte å jobbe med:

• hvordan gjøre rutinene for oppfølging av sykefravær og annet fravær tydeligere for alle.
• utforming av Kulturplakat som omhandler hvordan vi ønsker å ha det på jobben.
• hvordan seksjonen kunne få til bedre samarbeid og kommunikasjon innad i egen avdeling og også med andre avdelinger ved sykehuset.

VIDEO: «Når ting fungerer gjør det arbeidsdagen mye enklere.».
Hva tenker de ansatte ved hjertemedisinsk kontorseksjon om hva som er godt arbeidsmiljø for dem?

NB: Du finner hele videoreportasjen om arbeidet som hjertemedisinsk kontorenhet har gjort, nederst i denne artikkelen.

Kontorseksjonen ved hjertemedisinsk avdeling ved Ullevål sykehus er viktig for at arbeidshverdagen i avdelingen skal gå rundt. Sekretærene i seksjonen har ansvaret for blant annet resepsjonsdrift, telefonhenvendelser, avdelingslogistikk og en rekke andre administrative oppgaver.

Seksjonen har 21 faste ansatte sekretærer, men opp mot 25 ansatte. Disse øvrige stillingene bemannes gjerne av studenter og tilkallingsvikarer med egne kontrakter.

Økt forståelse for hverandres hverdag

– Vi startet «Der skoen trykker» med å jobbe i mindre grupper. På den måten fikk vi en økt forståelse for hvordan andre på seksjonen jobber, forteller Joanna Persyk. Hun jobber som sekretær på en av poliklinikkene.

Gjennom prosessen med dialogdukene fikk sekretærene også snakket om utfordringer i arbeidshverdagen, og hva som kunne forbedres. Det handlet både om organisering av arbeidshverdagen, forutsigbarhet og om å ta ansvar ved fravær.

Bente Løken Nickelsen arbeider som sekretær ved hjertemedisinsk sengepost. Hun er også verneombud for kontorseksjonen.

– Etter at vi tok i bruk «Der skoen trykker» fungerer samarbeidet bedre. Før vi startet prosessen med dialogdukene delte vi på forhånd inn de ansatte i mindre grupper, slik at det skulle være lettere å snakke åpent om arbeidsmiljøet, forteller hun.

Joanna følger opp:

– Det er blitt greit å si ifra om at «jeg trenger hjelp med noe», eller at vi må finne en annen måte å løse noe på. Nå har vi møter med Ellen hver morgen, hvor vi snakker om hvordan vi kan løse problemer som har dukket opp, eller hvordan vi kan dekke opp fravær.

Hun får også støtte fra kollega Samra Osmanovic:

– Jeg synes det har vært en veldig god prosess som har gjort arbeidshverdagen vår enklere. Vi har gått gjennom arbeidsoppgavene våre, og sett på hva vi kan ta ut eller hva vi kan gjøre lettere. Og i stedet for å rullere ansatte rundt på ulike arbeidssteder så mye har vi forsøkt å finne plasser hvor hver av oss trives og kan jobbe mer fast, forklarer Samra.

– Det dølleste jeg visste om!

Flere steder på seksjonen henger det en fargerik plakat som inneholder flere konkrete kulepunkter. Dette er seksjonens egen kulturplakat.

– Det er nesten så jeg rødmer, for sånt pleide å være det dølleste og dummeste jeg visste om, sier Ellen mens hun både smiler og rister på hodet.

– Men denne plakaten er det ansattegruppa selv som har laget. Og jeg forstod ikke hvor viktig disse reglene var før vi faktisk hadde laget plakaten. Da så jeg hvorfor vi trenger den!

Hvert av punktene tar for seg noe som de ansatte selv synes kan bli bedre i arbeidshverdagen; for eksempel være på tilbudssiden overfor både kollegaer og andre seksjoner ved sykehuset, møte presis, samt behandle andre slik du selv ønsker å bli behandlet.

Lista gir gode kjøreregler for bedre arbeidsmiljø og en mer trivelig arbeidshverdag, som de ansatte selv har utformet og forpliktet seg til å jobbe med. Dette gir også en helt annen form for eierskap til reglene, og bygger en vilje til endring.

– Et godt arbeidsmiljø for meg er at ting fungerer, forklarer verneombudet Bente og fortsetter:

– Det at man har et godt samarbeid med andre sekretærer, men også med andre yrkesgrupper. Vi jobber tverrfaglig med leger, sykepleiere, portører, rengjøringspersonale og fysioterapeuter. Et godt samarbeid gjør arbeidshverdagen mye enklere fordi man ser at alle ting henger sammen – og at alle trengs for å få et sykehus til å gå rundt.

– Denne seksjonen innfrir på alle momentene som vi prosessveiledere ser på.

_{Rune Skjefstad, IA-rådgiver og prosessveileder}

Forutsigbarhet og trygging på oppgaver

Seksjonsleder Ellen følger opp:

– Å jobbe i et sykehus betyr konstant høy aktivitet. Det kan ikke undervurderes av folk som jobber i andre bransjer. Du har ingen minutter å gå på her. Så ønsker man å få til en endring, må man bruke krefter på det – for å ville bevege, det koster, sier hun.

Ett av grepene var derfor å se på bedre organisering av oppgave- og arbeidsplaner for de ansatte.

– Når folk kommer på jobb på tirsdagen denne uka, skal de vite hvor de skal jobbe hele neste uke. Det skaper forutsigbarhet som igjen skaper trygghet, sier hun.

Det neste steget ble kompetanseheving og trygging på arbeidsoppgaver. I noen tilfeller var det en utfordring at det var uklart hvilke arbeidsoppgaver som faktisk lå til sekretærrollen, og hvilke som tilhørte noen andre på avdelingen.

Ved slik usikkerhet er det fort gjort at man ender med å påta seg oppgaver som ikke tilhører ens egen rolle, eller at man lager egne rutiner for hvordan noe blir løst – som igjen gjør det vanskelig for en annen ansatt å steppe inn ved fravær.

– Vi kartla og skilte arbeidsoppgavene; dette skal sykepleierne gjøre, dette skal legene gjøre og dette skal sekretærene gjøre. Vi ble tydelige på hvem som har ansvaret for hva, og hva de kan forvente at de andre skal gjøre, sier hun og følger opp:

– For om vi ikke fikk orden på det kaoset, er det også umulig å lære opp nyansatte på noen god måte.

Et felles ansvar for seksjonen

Én gang i måneden har verneombud og seksjonens tillitsvalgte et møte med seksjonsleder, for å kunne løfte fram ulike problemstillinger som må diskuteres.

– «Der skoen trykker» har hjulpet oss til å få de ulike utfordringene mer synliggjort, og at vi har et bedre utgangspunkt for å jobbe med de tingene vi mener er viktig for å få et bedre arbeidsmiljø. Som lederen vår lytter Ellen, og gjør faktisk noe med de tingene vi tar opp og ønsker å få fikset. Det setter jeg veldig pris på, forteller Bente.

Arbeidet med metodikken har også utviklet partssamarbeidet og samarbeidet mellom leder, tillitsvalgt og verneombud:

– Jeg vil nesten kalle oss en liten ledergruppe nå, som i fellesskap tar ansvar for seksjonen, sier Ellen med et smil. Hun fortsetter:

– Jeg føler vi er flere som tar beslutningene sammen, og at jeg kan søke råd og støtte hos tillitsvalgt og verneombudet. Selv om beslutningene til syvende og sist er min, så gir det meg en trygghet som leder, hvor jeg føler at jeg ikke står alene i utfordringer som kan være vanskelige, sier hun.

Ga effekt på sykefraværet

Seksjonsleder Ellen Hovind er tydelig på at ønsker man å endre arbeidsmiljøet og jobbet med nærvær, må man også ta ansvaret og stå løpet helt ut:

– Begynn med å gjøre sykefraværsoppfølgingen bedre. Lag et opplegg sammen med HR og arbeidsmiljøavdelingen, og få kartlagt hvem som har høyt fravær. Vi kjørte samtaler med hver enkelt. De som av ulike årsaker hadde høyt eller ustabilt fravær, ble gjennom dialog kanalisert inn i roller hvor fraværet ikke ble så merkbart på arbeidshverdagen.

For verneombudet Bente har det også vært viktig at alle har fått felles opplæring i reglene for sykefravær, oppfølging og hva som er forventet av dem:

– Det var veldig oppklarende å få inn en nøytral person fra HR-avdelingen, og som kunne informere om hvilke plikter man har som arbeidstaker ved sykefravær. Og at man forstår at det er bare slik reglene er – framfor å tro at det er noe sjefen har funnet på for å mase, forklarer hun.

Ellen følger opp:

– Det sykefraværet vi har nå, merker vi ærlig talt mindre enn vi hadde gjort tidligere. Det er mer mobilitet i ansattegruppa, folk stepper inn og kan dekke opp for hverandre. Jeg føler vi har fått en bedre oversikt og en bedre kontroll på sykefraværet nå, forklarer Ellen.

– Det har vært en veldig fin og spennende reise både for meg og sekretærgruppa.

_{Ellen Hovind, avdelingsleder}

– Dette arbeidet har ikke en sluttdato

IA-rådgiver Rune Skjefstad tenker at det viktigste med «Der skoen trykker» er det å få forståelse for at det er en arbeidsmetodikk som skal kontinuerlig forbedre arbeidsmiljøet.

– Jeg er imponert over seksjonen til Ellen – men samtidig er jeg ikke overrasket. For denne seksjonen innfrir på alle momentene som vi prosessveiledere ser på; du har en dedikert leder, og tillitsvalgte og verneombud som virkelig ønsker å jobbe med dette. Grunnsålen med det gode partssamarbeidet ligger der. Så denne prosessen har jeg hatt veldig tro på fra utgangspunktet av, sier han.

Seksjonsleder Ellen får det siste ordet:

– Det har vært en veldig fin og spennende reise både for meg og hele sekretærgruppa. Vi synes vi har fått til mye, og fått resultater. Det har nok med at noen av tiltakene vi har jobbet med i denne prosessen har gått ganske detaljert inn på hva som er den enkeltes ansvar, hva ansattegruppa forventer av hverandre og hvordan vi sammen skal få til en best mulig arbeidshverdag, forteller hun, og fortsetter:

– Men vi skjønner også at dette ikke har en sluttdato. Denne måten å tenke på må vi jobbe med hver eneste dag.

VIDEO: «Når vi får til et bedre arbeidsmiljø, blir jobben også mer lystbetont.».
Her kan du se mer om hvordan kontorenheten ved hjertemedisinsk avdeling jobbet med arbeidsmiljø og organisering:

IA-bransjeprogram sykehus er et virkemiddel i den inneværende IA-avtalen. Dette bransjeprogrammet har utviklet metodikk som retter som mot ulike utfordringer som er spesifikke for sykehusbransjen.

«Der skoen trykker» er en metodikk for å forbedre arbeidsmiljøet og forebygge sykefravær der enheter jobber målrettet, systematisk og langsiktig med arbeidsmiljøet. Metodikken er kunnskapsbasert og utviklet for sykehussektoren.

«Tidlig og tett på» er en metodikk som retter seg mot lange og/eller hyppig gjentakende sykefravær.

Programmet har per august 2023 over 100 «Der skoen trykker»-prosesser gående fordelt på 18 sykehus rundt om i Norge.

For sykehusenheter som er interesserte i å ta i bruk «Der skoen trykker», kan det være lurt å kontakte sin HR-avdeling eller Bedriftshelsetjenesten ved sykehuset. Du kan også kontakte det nasjonale innsatsteamet for metodikken.