Fjern frustrasjonene

Frustasjonsmomentene er forhold i jobben som oppleves som tunge og frustrerende. De gjør arbeidsdagen unødvendig belastende og frustrerende. Men når tar vi oss tid til å snakke om dem?

Ved å sette ord på og rette oppmerksomhet mot frustrasjonsmomentene og gjøre noe ved dem får man mer energi og overskudd i hverdagen. De er de ansatte som opplever frustasjonsmomentene, derfor er det de som vet hvor skoen trykker.

Se eksempler på frustrasjonsmomenter fra den virkelige verden i tabellen under. Bruk eksemplene, eller lag egne eksempler for å øynene opp for frustrasjonsmomenter hos dere.

Innsamling

Finn frustrasjonsmomentene på et personalmøte eller et annet møte hvor leder og medarbeidere deltar. Møtet kan gjennomføres slik

Møteleder velger noen eksempler fra listen, eller lager sine egne inspirert av eksemplene i listen. Eksemplene leses opp som inspirasjon
Alle møtedeltagerne skriver ned eksempler på frustrasjonsmomenter fra egen hverdag. Bruk følgende overskrifter:
1. Dette er frustasjonsmomenter
2. Slik vil jeg at det skal være
3. Mine ideer til hvordan vi kan gjøre ønskene til virkelighet
Eksemplene samles inn. Hvis dere er mange og er delt inn i grupper kan hver gruppe velge en som presenterer.
Unngå å diskutere om et eksempel er frustrasjonsmoment nok. I første omgang skal alle eksemplene samles inn.

Handlingsplan

Eksemplene skal vurderes og munne ut i en handlingsplan. Dere kan gjøre det på møtet eller velge en gruppe som kan jobbe med eksemplene fram til neste møte.

Eksemplene kan bearbeides ut fra spørsmålet: Hvordan kan vi unngå frustrasjonsmomentene?

Sett hvem som er ansvarlig og tidsfrister på handlingsplanen.

Eksempler på frustrasjonsmomenter

Under finner du eksempler på frustrasjonsmomenter fra Helse og omsorgssektoren. Alle situasjoner er fra virkeligheten og er blitt løst slik som foreslått.

"Rapportering i forbindelse med vaktskifte blir ofte forstyrret av pårørende, kollegaer m.v. Det er ikke signalisert tydelig at vi ikke skal forstyrres ved rapportering."

Løsning: Henge skilt på døren: Møte, varer 15 minutter, ikke forstyrr

"Det blir ikke fylt opp med bandasjer, bleier m.m. når vi går tom. Det går mye tid med til å gå på fjernlageret og hente."

Løsning: Klart ansvar på tvers av skiftene om hvem som har ansvar for å fylle opp. Avtaler skal gjennomføres også ved fravær og sykdom.

"Det er vanskelig å finne matvarer på lageret og i fryseren. De ligger forskjellige steder hver gang. Når vi får varer vet vi ikke hvor de skal være."

Løsning: En tar på seg ansvaret som lagersjef og lager et system hvor det settes opp tydelige lapper om hva som skal være hvor. Alle orienteres om systemet og alle skal bidra. Lagersjefen rydder opp på lageret og i fryseren etter behov. Rollen som lagersjef kan gå på omgang blant de ansatte.

"Lange møter uten at man opplever at man kommer videre. Det er mange informasjonspunkter. De ansatte møter ikke opp på møtene som blir avholdt når de har fri, selv om de får betalt for å møte opp."

Løsning: Møtestruktur. Alle møter opp når det er viktige ting som skal tas opp og besluttes. På møtes drøftes og besluttes og alle vet at det er viktig å delta. Hurtige beslutninger skal være mulig. Det avholdes korte informasjonsmøter i hverdagen slik at alle får mulighet til å delta.

"En kartlegging har vist at det hver dag brukes ressurser tilsvarende et halvt dagsverk på å rydde."

Løsning: Opprydding skal være en del av pedagogikken. Det ble lagt til rette for at selv små barn kunne hjelpe til. Man stoppet leken slik at det var god tid for barna til å hjelpe til med ryddingen.

"Skulle ønske det ikke var noen som var syke eller fraværende for da kunne vi……"

Løsning: Tenke igjennom organiseringen av arbeidet og fordeling av oppgaver slik at arbeidsdagene kan bli bra selv om noen er borte. Ha en prioritering klar: Hva skal vi droppe? Hva skal vi gjøre mindre grundig? Hva må vi gjøre? Hvordan kan det bli en god dag uansett?

Kilde: Goldschmidt Rise and Shine i/s