Slik senket de korttidsfraværet

– Skulle fraværet gå ned, måtte flere ting på arbeidsplassen endres, ikke bare ungdommene, sier Ragnhild Dragsjø, SPA-manager i Hotel Britannia i Trondheim.

Kritisk situasjon

Ifølge personalsjef Tone Arntzen var fravær i helgene ikke noe nytt.

– Nei, det er godt kjent i vår bransje. Problemet er at vi har mange kunder i helgene, og da trenger vi alle på jobb. Høyt fravær går ut over både trivselen og økonomien.

Arntzen mener det var enkelt for de som jobbet helg å ringe og si at de ikke kunne komme.

– Når vennene har fri, er det lett å forstå at de kan bli fristet til å være sammen med dem. Utfordringen vår var å få dem til å komme på jobb likevel.

Årsak eller unnskyldning?

Dragsjø og Arntzen satte seg ned sammen med en tillitsvalgt, et verneombud, en av ekstrahjelpene og en IA-rådgiver fra NAV Arbeidslivssenter.

– Vi diskuterte lenge hva som kunne være grunnen til fraværet, forteller Tone Elisabeth Larsen fra NAV Arbeidslivssenter.

Varmen i lokalene og tungt arbeid kom raskt opp som momenter.

–Vi kom til at disse forklaringene var for lettvinte og ikke kunne stemme. Konklusjonen ble at mye handlet om holdninger, og da begynte vi å jobbe med dem, sier Larsen.

Pekefinger ikke nok

Da de satte pekefingeren mot unge medarbeidere med mye fravær, pekte samtidig flere fingre på dem selv som arbeidsplass.

– Vi ville unngå moralismefella og at dette bare handlet om latskap, sier Larsen.

I stedet møttes partene og snakket åpent og ærlig om problemene. Det var viktig å ikke dømme.

– Nyansatte kan lett føle seg alene og utafor, sier Marit Helgetun som er verneombud.

Hun understreker at de alltid har lagt stor vekt på å inkludere ungdommene i miljøet.

– Likevel er det ikke alle som oppfatter hvor viktig fremmøte er. Med mye fravær er det vanskelig å bli en del av miljøet og å føle seg inkludert, sier hun.

– Mange ble overrasket over hvor mye fraværet koster, både i direkte utgifter og fordi inntektene blir mindre.

^{Ragnhild Dragsjø.}

Eirin Skaga er tillitsvalgt. Hun peker på at mange unge kommer rett fra skole eller kurs. Noen tar med seg uheldige holdninger derifra. Der er det for eksempel ikke uvanlig at elever tar seg en «fridag» en gang iblant.

– Fravær på skolen rammer bare dem selv. Det er annerledes i et arbeidsmiljø. Her går fraværet ut over kunder, kolleger og eiere. Det er viktig at de forstår den forskjellen.

Å bli en del av helheten

Alle i SPA-avdelingen ble involvert i prosjektet med å få ned fraværet. Det ble arrangert samlinger, kurs og sosiale sammenkomster. Det ble også lagt vekt på å styrke samarbeidet med andre avdelinger ved hotellet. Tanken var at når betydningen av jobben øker, blir terskelen for å melde seg syk høyere.

– Det er viktig at alle medarbeiderne ser seg selv som en del av hele hotellet, sier personalsjef Tone Arntzen.

Hun peker på at å jobbe ikke bare handler om å utføre enkeltoppgaver. Det er like viktig å bidra i arbeidsmiljøet og å lage en god kultur.

– De som jobber her, må ha oversikt over tilbudene på hotellet. Da kan de veilede kundene og være med og øke omsetning. Slik blir jobben enda mer morsom og meningsfull.

Harde fakta på bordet

Sammen gjennomgikk avdelingen alle viktige sider ved selve driften, prognoser, regnskap, budsjett, salgstall, utgifter ved sykefravær osv.

– Mange ble overrasket over hvor mye fraværet koster, både i direkte utgifter og fordi inntektene blir mindre, forteller Ragnhild Dragsjø.

– Samtidig ble det tydeligere hvordan resultatene kunne bli bedre hvis alle så på hotellet som en helhet og jobbet ut fra det.

Mer sosialt

Flere ting er blitt annerledes i SPA-avdelingen. Blant annet er de blitt flinkere til å dele med hverandre når kundene er fornøyde.

– For å behandle kundene ordentlig må vi også behandle hverandre ordentlig. Vi gir hverandre positive tilbakemeldinger, og vi tar gjerne i et tak når det trengs, sier Eirin Skaga.

Hun mener at noe av det viktigste i prosjektet var at de ble flinkere til å gi positive tilbakemeldinger.

– Det gjør at alle føler seg inkludert og at vi lykkes i jobben, sier Skaga og legger til:

– Dette er ikke bare en jobb. Det handler faktisk om personligheten, om hvem vi er. Det er dette som gjør jobben morsom og viktig.

Gode resultater.

Sammen med at tilhørigheten til SPA-avdelingen og hotellet økte, forsvant mye av korttidsfraværet.

– Resultatet er blitt bedre enn det vi hadde håpet på og hadde som mål. Korttidsfraværet er mer enn halvert og sykefraværet i helgene, er redusert betydelig, forteller Dragsjø.

Også oppfølging av den enkelte

De fleste av tiltakene var gruppetiltak og handlet om relasjoner på arbeidsplassen. Men noen tiltak dreide seg også om oppfølging av enkeltpersoner.

– Forskjellen fra tidligere er at nå vet alle ansatte at det er min jobb å spørre om ting. Da kan jeg lettere legge til rette dersom det lar seg gjøre, sier Dragsjø.

Hun legger vekt på å spørre slik at medarbeideren ikke føler seg mistenkeliggjort. Grensen til den private sfæren skal respekteres.

– Prosjektet har gjort meg enda tryggere på at jeg gjennomfører oppfølgingssamtalen på riktig og god måte, sier hun.

Partssamarbeidet var avgjørende

Hele prosjektet var et samarbeid mellom ledelse, representanter for de ansatte og NAV Arbeidslivssenter. Ifølge lederne ville de ikke fått samme resultat uten dette samarbeidet.

– De ansattes innsats i prosjektgruppen har vært avgjørende. De sto frem på møter og formidlet verdiene våre og det som er viktig for oss på arbeidsplassen. De har en troverdighet på dette som det vil være vanskelig for en leder, å få frem på samme måte, sier Dragsjø.

– Dessuten er de flinke til å gi positive tilbakemeldinger og inkludere alle, nå ikke minst de som jobber i helgene.

Dragsjø har samlet opplegget de har vært igjennom i en egen perm. Hun griper rundt den med begge hender.

– Denne skal jeg blåholde på! sier hun.

– Dette opplegget er så bra og noe som absolutt kan brukes på andre arbeidsplasser også.

Slik gjorde de det:

• En partssammensatt prosjektgruppe ga informasjon til alle ansatte om prosjektet.
• Prosjektgruppa hadde fem møter i løpet av et år. De kartla situasjonen, analyserte sammenhenger, satte mål og fulgte opp aktiviteter og resultater.
• Prosjektet var tema på fire personalmøter i perioden. Representanter for andre avdelinger deltok på to møter om å samarbeide på tvers.
• NAV Arbeidslivssenter holdt kurs om arbeidsglede, motivasjon og ansvarsfølelse.
• De gjennomførte fire fagkurs med sosial kveld i løpet av et år (Dette har de også gjort tidligere). 

Dette er perspektivene de jobbet etter i prosjektet:

A – Fortsette å framsnakke hverandre

B – Gi konkret positiv tilbakemelding

C – Skape en kultur for å gi positiv tilbakemelding og god støtte

D – Løfte frem kollega på personalmøter

E – Skryte av hverandre på Facebook

F – Sosiale sammenkomster utenom arbeid. Ut og spis, vinkveld, quizkveld osv.

G – Dele positiv tilbakemelding fra kunder

H – Gjennomgå hotellets visjoner og verdier

I – Gå gjennom spa’ets prognoser

J – Vise kostnader ved sykefravær

K – Oftere personalmøter