Hopp til innhold
Søkeord
Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).
Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Slik samlet de seg rundt sykefraværsarbeidet

Det store kommunale tjenesteområdet måtte tenke nytt rundt sykefravær og partssamarbeid. Her er grepene de tok.

Publisert 12. jan. 2023

TEKST: Martin Gustafson / FOTO: Morten Johnsen Solberg

– Nye Asker kommune ble til når de tre kommunene Hurum, Røyken og Asker ble slått sammen til én, den første januar 2020, sier Anne Fosstuen.

Hun er virksomhetsleder for det som heter Virksomhet 1 innenfor tjenesteområdet Tjenester for personer med funksjonsnedsettelser. Dette tjenesteområdet er i nye Asker kommune delt i to på grunn av størrelsen. Området har 560 årsverk fordelt på ca. 1000 ansatte i 21 avdelinger.

– Vi drifter tjenester fra den ene enden av kommunen til den andre, forklarer Grete Skustad Floberg, som er leder for Virksomhet 2 innenfor det samme tjenesteområdet.


Store forskjeller på sykefravær og rutiner 

Etter sammenslåingen av de tre kommunene så Anne og Grete at det var stor variasjon og ulike kulturer fra arbeidssted til arbeidssted innenfor deres nye virksomhetsområde. Det fantes både nye og drevne ledere med ulik bakgrunn og erfaring i arbeidet med jobbnærvær. Noen enheter hadde så å si ikke sykefravær, mens i andre enheter var 20 prosent av arbeidsstokken fraværende fra jobb til enhver tid.

– Noen steder så ansatte på det å bli fulgt opp under sykefravær som en trussel eller en straff mens andre steder så de på det som omsorg, forklarer Grete, og fortsetter:

– Det å måtte ringe til lederen din når du var syk var nytt for mange, mens for andre har dette vært en regel i årevis. Så det var også det å skape én felles kultur. Det er ikke lett med så mange lokasjoner, så mange avdelinger og så mange ansatte. Og det er helt umulig for ledere å gjøre alene. 

 
Grete Skustad Floberg sitter i en sofa og ser bort på en kollega
– Gevinsten av økt jobbnærvær snakker vi ikke nok om, sier Grete Skustad Floberg.
 

 

– Mange utfordringer bunner i at folk ikke er på jobb 

Disse kulturforskjellene mellom tjenestesteder og et høyt sykefravær var også noe av bakgrunnen for at virksomhetene som Grete og Anne leder fikk bistand fra NAV Arbeidslivssenter Vest-Viken. Det var et behov for å jobbe bedre med forebyggende arbeidsmiljøutvikling og en mer enhetlig sykefraværsoppfølging på tvers av hele virksomhetsområdet.

– Vi har mange utfordringer, og veldig mange av dem bunner i at folk ikke er på jobb. Hadde alle vært på jobb, hadde vi ikke hatt så høy bruk av overtid, og vi hadde hatt høyere kvalitet på arbeidet. Vi hadde også hatt mer fornøyde pårørende, færre avvik og færre å lede fordi vi hadde hatt mindre behov for vikarer. Det meste hadde løst seg om bare alle var på jobb, forklarer Grete.

Det var derfor ønskelig at alle lederne, tillitsvalgte og verneombud skulle få opplæring i den samme metodikken for sykefraværsoppfølging, og benytte de samme verktøyene som for eksempel å bruke refleksjonsgrupper eller kollegaveiledning i arbeidshverdagen.

– Noen steder så ansatte på det å bli fulgt opp under sykefravær som en trussel eller en straff mens andre steder så de på det som omsorg.

Grete Skustad Floberg, leder i Asker Kommune.

Forankret prosessen hos partene på arbeidsplassen 

– Asker kommune ønsket å prioritere dette tjenesteområdet. Vi fra NAV Arbeidslivssenter har vært veiledere og fasilitatorer i prosessen, og har lagt opplæringen til rette gjennom punktvis innsats, forklarer Audun Fevik.

Han er seniorrådgiver og fungerende enhetsleder for NAV Arbeidslivssenter Vest-Viken. Sammen med sin kollega Kristin Grøteig har han arbeidet med den direkte opplæringen av enhetsledere, tillitsvalgte og verneombud. 

En kvinne og en mann som begge arbeider ved NAV Arbeidslivssenter Vest-Viken står ved et bord. De ser i kamera og smiler.
Kristin Grøteig og Audun Fevik har stått for mye av den direkte opplæringen ute i virksomhetsområdet.

Temaene for opplæringen har blant annet vært bedring av partssamarbeid og rolleforståelse på arbeidsplassen. Deltagerne har også lært mer om sykefraværsoppfølging, sett på bruk av tilskudd til ekspertbistand og fått økt kunnskap om faktorer som påvirker arbeidsmiljø. Opplæringen har skjedd både gjennom både fysiske og digitale samlinger som har vært spredt utover et tidsrom på nesten to år.

I samlingene har de involverte også analysert utfordringene innenfor tjenesteområdet og jobbet med eksempelsaker om for eksempel sykefravær og oppfølging, hvor partene også fikk brukt de de hadde lært om samtaleteknikk og kollegaveiledning.

– Det som imidlertid er viktig å merke seg er at virksomhetsområdet til tross for pandemien har greid å gjennomføre en stor prosess, som har gitt dem et bedre partssamarbeid, presiserer Audun.

Artikkelen fortsetter under bildet

– God helse er ett av FNs bærekraftsmål. Det er både noe Asker kommune satser på, og noe vi må ta med i alt vi gjør, sier Grete Skustad Floberg (t.h.). Her sammen med lederkollega Anne Fosstuen.


Fast representasjon fjernet usikkerhet

– I etterkant av kommunesammenslåingen har man også omstrukturert måten det er gjennomført medbestemmelse på, sier Roger Vigestad Birkelund. Han er virksomhetstillitsvalgt for Fellesorganisasjonen, og arbeider ved Bergsmarksetra bofellesskap.

Denne dagen da Idébanken møter ham, deltar Roger på en fagdag sammen med rundt 60 andre representanter i form av ledere, tillitsvalgte og verneombud fra 17 av enhetene innenfor virksomhetsområdet. 

Roger forklarer at det tidligere ofte ble rullert på hvem som deltok fra lokale medbestemmelsesfora, tidligere kalt HMS-møter, inn i medbestemmelsesfora for hele virksomhetsområdet. Det ble derfor lite eller ingen kontinuitet og man møtte forskjellige representanter for hver gang. 

– Nå er det oppnevnt egne plasstillitsvalgte og verneombud på hver lokasjon og tjeneste, som møtes fast i medbestemmelsesmøtene for virksomhetsområdet. Det blir ganske mange av oss i en kommune som har så mange ansatte. Men det jeg har fått inntrykk av over de siste årene er at vårt virksomhetsområde har fått det til å fungere ganske godt, forklarer han, og fortsetter:

– Derfor er det veldig fint at tillitsvalgte og verneombud blir invitert til slike fagdager som dette her. At det ikke bare er de som er virksomhetstillitsvalgte, men også plasstillitsvalgte og verneombud fra omtrent samtlige tjenestesteder som er til stede.

En kvinne som er virksomhetsverneombud og en mann som er virksomhetstillitsvalgt står ved siden av hverandre.
Julia Kolberg og Roger Vigestad Birkelund er respektivt virksomhetsverneombud og -tillitsvalgt. I kraft av sine roller er de valgt til å representere alle ansatte både på avdelingsnivå og virksomhetsnivå på sine arbeidsplasser.

 

– Åpenhet som går begge veier

Han får støtte fra Julia Kolberg som er virksomhetsverneombud og jobber ved Borgenbråten bofellesskap.

– Fagdagen som vi er på her i dag, handler om partsamarbeid og sykefravær. Vi skal sammen benytte verktøy, og jobbe sammen om fravær til for eksempel der det er mye vold og trusler. Som verneombud er det noe jeg kan ta med inn i medbestemmelsesmøtet lokalt, og så videre til medbestemmelsesmøtet for hele virksomheten. På denne måten kan vi løfte dette opp for å få en felles praksis, og samme utgangspunkt i møtet med disse problemstillingene, sier hun, og fortsetter:

– I rollen som virksomhetsverneombud har jeg også erfart at å kunne ha jevnlige møter med vår virksomhetsleder har en god effekt på arbeidsplassen vår. Det oppleves som åpenhet begge veier, og vi i personalgruppa merker også at vi har en leder som er tett på oss.

Roger trekker frem viktigheten av at alle ansatte forstår at medbestemmelsesmøter er en kanal og tjenestevei som de kan benytte seg av, for å løfte frem noe.

– Ved å øke bevisstheten ute på arbeidsplassene om hvordan vi kan snakke sammen som likeverdige parter, håper vi å få til et bedre samarbeid; lederne skal ha noen å gå til og kunne drøfte sammen med, og tillitsvalgte og verneombud skal ha kort vei til lederne, forklarer Roger.

 

– Alle må vite hva de skal gjøre når de blir syke

– Vi som ledere settes til en veldig stor oppgave når vi skal følge opp sykemeldte, og jeg tror at ofte er det ikke satt av nok tid til den delen av arbeidet eller gitt god nok opplæring, sier Anne, leder for Virksomhetsområde 1.

Det er kanskje er her at interne kulturforskjeller og ulik opplæring fra tjenestested til tjenestested har gjort seg spesielt synlig.

– De rundt 1000 ansatte hos oss må alle vite hva de skal gjøre når de blir syke, og hva de kan forvente at lederne deres skal gjøre, sier Grete, før Anne følger opp:

– Det vi forsøker med denne opplæringen, er å fylle opp en felles verktøykasse sånn at våre ledere, tillitsvalgte og verneombud vet hvordan de skal møte de ansatte med gjentagende sykefravær eller jevne, lange sykefravær.

Begge virksomhetslederne er klare på at den som er sykemeldt ikke trenger å dele hvorfor de er fraværende, men at de må være villige til å snakke med lederen sin om hva de kan gjøre, med de helsemessige utfordringene de har.

– Vi må bruke omsorgsplikten, gjøre at den sykemeldte føler seg ivaretatt, finne ut hva vi kan gjøre for dem – og hjelpe dem med å komme kjappere tilbake til jobb.

Anne Fosstuen, virksomhetsleder i Asker Kommune.

Artikkelen fortsetter under bildet

Til stede på samlingen var blant andre (f.v): virksomhetsverneombud Julia Kolberg, virksomhetstillitsvalgt Einar Størdal, verneombud Trine Pernille Hansen, virksomhetstillitsvalgt Roger Vigestad Birkelund og verneombud Kari Adachi.


Viktig å ha med tillitsvalgte og verneombud

– En del funksjonskartlegging som blir gjennomført av sykemeldte viser ofte at de kan gjøre alle arbeidsoppgavene som de har i stillingen sin – men det er mengden med arbeid som de ikke orker, og som fører til sykemelding, forteller Grete.

Hun forklarer videre at resultatet kan være at noen som er ansatt i en 100 prosent stilling på grunn av gjentagende og langvarig sykefravær eller ulike tilretteleggingstiltak kanskje bare arbeider 40-60 prosent av den stillingen.

– Jeg tenker på at de som går gjennom et langt arbeidsliv med mye sykefravær eller har behov for mye tilrettelegging for å stå i jobben sin, kanskje kunne ha blomstret et annet sted – men ser det ikke sjøl. Der blir det også litt vår jobb å hjelpe folk over i noe annet, sier virksomhetslederen.

Hun forklarer at Asker kommune, i likhet med svært mange andre kommuner eller store arbeidsgivere, har et eget omstillingsutvalg som bistår ansatte over i nytt arbeid, om de ikke kan stå i sin nåværende stilling videre.

– Da er det viktig å ha med seg tillitsvalgte og verneombud som er med og bidrar, slik at det blir en smidighet i det, og at det ikke oppleves som noe kun leder legger frem, sier Anne.

 

Står mindre alene

– Gjennom opplæringen fra NAV Arbeidslivssenter Vest-Viken var ett av målene å fylle en felles verktøykasse for ledere, tillitsvalgte og verneombud. Dette gjør at man får en bedre forankring også ute i ansattgruppa om hvordan vi jobber med sykefravær i dette virksomhetsområdet, sier Anne.

– Noen verneombud har meldt tilbake at de opplever å ha blitt mer bevisst egen rolle, forklarer enhetsleder Audun ved NAV Arbeidslivssenter Vest-Viken, og fortsetter:

– Tillitsvalgte har også blitt involvert i oppfølgingssaker for sine medlemmer, og opplever nå kortere vei til leder. Lederne har samtidig meldt tilbake at de opplever å stå mindre alene i utfordrende saker og arbeidsmiljøutvikling.

Han forteller at dette også har vært en interessant og nyttig prosess for Arbeidslivssenteret:

– Det har vært lærerikt for oss, og vi håper at tjenesteområdet vil fortsette det gode arbeidet som er utvist i prosessen inn i sin daglige drift framover og at det vil gi effekt i form av lavere sykefravær, godt arbeidsmiljø og et bedre partssamarbeid i framtiden, sier Audun.

Virksomhetsleder Anne Fosstuen sitter i en stol, og ser over mot en kollega.
– De ansatte må oppleve at de er verdifulle i sitt virke, og at vi trenger dem på jobb, sier virksomhetsleder Anne Fosstuen.

 

– Vi snakker ikke nok om gevinsten ved økt jobbnærvær

– Vi valgte å ikke utsette dette utviklingsarbeidet på grunn av koronapandemien. Alt kunne jo ikke stoppe opp, og med høyt koronafravær så var det i hvert fall viktig at de som ikke hadde korona, kom på jobb, sier virksomhetsområdeleder Grete, og fortsetter:

– Det de fleste av våre ledere jobber aller mest med, er å skaffe folk. Derfor tror jeg på å ha fokus på IA-avtalen og på jobbnærvær, og klare å se sammenhengene; hvis alle var på jobb, ville det vært mer tid til ledelse, og mer tid til å se hver enkelt ansatt. Men gevinsten av økt nærvær snakker vi ikke nok om.

Hennes lederkollega Anne følger opp:

– Vi må være nysgjerrige på fravær. Som ledere skal vi ikke tro at vi vet alt om våre ansatte. Ingen medarbeider er statisk, alle lever i kontinuerlig endring. Derfor må vi bruke omsorgsplikten, gjøre at den sykemeldte føler seg ivaretatt, finne ut hva vi kan gjøre for dem – og hjelpe dem med å komme kjappere tilbake til jobb. 

 

– Hva kan vi oppnå om alle trives på jobb

Per nå ligger sykefraværet innenfor området Tjenester for personer med funksjonsnedsettelser på 8,7 prosent.

– Innenfor velferdsområdet er det nok ikke uvanlig å ha både 16 og 17 prosent sykefravær, men målet vårt bør jo ligge på å få det ned til rundt 8 prosent. Noe sykefravær vil vi alltid ha – vi er jo mennesker, forteller Anne.

– Det er nok også fort gjort innenfor våre tjenester, hvor man jobber turnus og vakter, å tenke at om jeg ikke kommer på jobb, så settes det bare inn en vikar for meg. Så de andre lider ingen nød om jeg er borte. Men jeg tror det å jobbe mer bevisst med nærværsfaktorer også har gjort mange ansatte mer bevisste på hva fravær fører med seg, sier Grete.

Hun får støtte fra Anne:

– De ansatte må oppleve at de er verdifulle i sitt virke, og at vi trenger dem på jobb. Vi trenger alle å føle mestring og få anerkjennelse for det vi gjør, sier hun.

Opplæringen har også ført til noen merkbare endringer ute på tjenestestedene, forklarer Anne:

– Noen av avdelingene våre er nede på 3-4 prosent sykefravær, som er kjempegodt jobbet! Og etter dette opplæringsopplegget sier også flere av de tillitsvalgte og verneombudene våre at kompetansen deres har økt, både om rettigheter og plikter. De opplever samlingene som meningsfulle, og at opplæringen har gitt økt innsikt i rutinene. De vet at alle ansatte må medvirke. Og noen ledere har også sagt til oss at «nå føler jeg meg ikke så alene lenger, og det er innmari bra!».

Lederkollega Grete følger opp:

– Sykefraværsarbeid er ikke noe man kan sette av en dag til annenhver uke. Det er kontinuerlig arbeid. Men jeg tror det er viktig å fortsette å ha fokus på hva vi kan oppnå hvis alle trives så godt på jobb, at de velger å komme på jobb med den helsa de har, avslutter hun.