Hva skal vi prioritere når det er travelt på jobb?

Målet med denne øvelsen er å bli enige om hva som er viktigst å gjøre når vi ikke har tid til å gjøre alt. Øvelsen bidrar til å prioritere, og kan forebygge stress.

Er det en SKAL-oppgave eller KAN-oppgave?

Noen oppgaver er viktigere enn andre for at vi får løst hovedoppdraget vårt. Derfor kan vi sortere oppgaver slik: 

• SKAL-oppgaver:
  Det vi må gjøre. Disse oppgavene er gjerne knyttet til hovedoppdraget vårt, og noe vi ser på som en selvfølge.

• KAN-oppgaver:
  Det vi gjerne vil gjøre. Dette kan være oppgaver som ikke haster, og som vi kan gjøre nå vi får tid.

Uklarhet om «skal-oppgaver» gir stress

Når «kan-oppgaver» blir til «skal-oppgaver» kan vi bli stresset. Da kan vi oppleve at både vi og tiden ikke strekker til.

 Å skille mellom hva som er «kan-oppgaver» og «skal-oppgaver», gjør det enklere å prioritere. Når man er enige om hvilke oppgaver som må utføres, kan det styrke opplevelsen av å strekke til og gi en mer håndterbar arbeidshverdag.

Slik er øvelsen Forklar forskjellen mellom «kan-oppgaver» og «skal-oppgaver». Gruppearbeid (4 – 6 personer) List opp alle oppgaver dere utfører. Skriv ned på lapper og heng opp på en vegg eller tavle. Få med både de konkrete daglige oppgavene og de litt mer overordnede oppgavene. Bruk ca. ti minutter på dette. Sorter hver lapp som enten «kan-oppgave» eller «skal-oppgave». Begrunn valget. Bli enige om tre «skal-oppgaver» og tre «kan-oppgaver» som dere skal presentere i plenum. Arbeid i plenum Hver gruppe legger frem sitt forslag. Bli enige om ti «skal-oppgaver» og ti «kan-oppgaver». Skriv dem på post-it-lapper og sett dem på målskiven i henholdsvis innerste sirkel (skal-oppgaver) og nest innerste sirkel (kan-oppgaver).

NB I:    Sett av god tid til de endelige valgene

Erfaringene viser at dette punktet blir mye drøftet. Derfor er det viktig å sette av god tid til dette. De arbeidsplassene som har brukt verktøyet peker på at det er i disse drøftingene nye oppdagelser ofte ligger. Her kan deltagerne bli mer bevisst på hvorfor de prioriterer som de gjør, hva som er viktigst i arbeidet og kanskje viktigst av alt. De får øynene opp for forskjellen dem i mellom. 

NB II:   KAN-SKAL eller RØD-GUL-GRØNN?

På enkelte arbeidsplasser gir det ikke mening å skille mellom «kan- og
skal-oppgaver». Det kan for eksempel være hvis alle oppgaver må gjøres, men der dere må bli enige om hva som skal gjøres først og hva som kan vente. Her kan det gi mening å bruke en rød-gul-grønn terminologi. Rødt beskriver de oppgavene som må gjøres uansett, grønt de oppgavene som kan gjøres når bemanningen og arbeidspresset er normalt. Gult er de oppgavene som først kan velges vekk når presset er stort. 

 Kilde: Arbejdsmiljøweb.dk