– Vi er helt avhengig av å involvere alle ansatte

– Det er klart vi blir sårbare ved sykefravær, vi har ikke folk i reserve, forteller HR-leder Per Leonard Nielsen i Strai Kjøkken like utenfor Kristiansand.

Helt siden 1929 er det blitt produsert kjøkken på Strai. Selv om robotene for lengst har gjort sitt inntog er det fremdeles mye fysisk arbeid. 

– Derfor jobber vi mye med rullering av arbeidsoppgaver.

Variasjon er bra for alle parter

Før hadde de ansatte hver sine faste oppgaver i produksjonen. Nå blir de oppfordret til å lære seg nye oppgaver.  

– De som lærer seg å jobbe på flere arbeidsstasjoner får et kompetansebevis og noe høyere lønn, sier Nilsen.   

Slik blir det variasjon i oppgaver, men også variasjon i de fysiske belastningene på de ansatte. Det har hatt en positiv effekt på sykefraværet.

– Vi ser jo eksempel på at folk faktisk har unngått sykemeldinger som følge av rulleringen.  

Dessuten blir organisasjonen også mer fleksibel og dermed mindre sårbar.

– Målet er å løse situasjonen så tidlig som mulig, på lavest mulig nivå.

Per Leonard Nielsen, HR-leder 

Involvere de ansatte i utviklingen

Hvert ledd i produksjonen på fabrikken er viktig for å sikre en god flyt. De har lenge jobbet med kontinuerlig forbedring i avdelingene.

– Innspill fra ansatte om produksjonen følges opp. Planen er å fange opp det meste, for å sikre enda bedre flyt, forteller HR-lederen.  

Hver dag er det morgenmøte hvor gårsdagens og dagens produksjon tas opp og eventuelle forslag og innspill tas med videre. 

– Det er viktig å involvere ansatte gjennom medarbeiderstyrt utvikling, sier Nielsen. 

Tidligst mulig på lavest nivå

I dag er de 45 medarbeidere i produksjonen fordelt på ulike avdelinger fra maskin og overflate til transport og montering. Hver avdelingsleder er nærmeste personalansvarlig. Slik var det ikke før.

– Nå er målet å løse situasjonene så tidlig som mulig, på lavest mulig nivå.

Det slår positivt ut mener HR-lederen.

­– Avdelingslederne jobber selv i produksjonen og kjenner godt til de ansattes arbeidshverdag. Det gjør det enklere å tilrettelegge og finne gode løsninger.

– Å komme i snakk med de ansatte før de blir sykmeldt er vesentlig. 

Per Leonard Nilsen, HR-leder 

Ny rolle krever faglig påfyll

Med avdelingsledernes nye rolle må det faglig påfyll til. Et av verktøyene er NAVs samtalenotat for oppfølgingssamtaler.

– Å komme i snakk med de ansatte før de blir sykmeldt er vesentlig. Det gir gjensidig trygghet. Samtalenotatet gjør slike samtaler enklere og er nyttig for å finne løsninger, mener Nielsen.  

Alle har et ansvar

I regi av NAV Arbeidslivssenter har lederne fått opplæring i sykefraværsoppfølging og oppfølgingsplaner. På disse kursene har også tillitsvalgte og verneombud deltatt.

– Det er viktig å forankre rutinene og systemene hos alle, ikke bare hos lederne, mener Jon Heggland, IA-rådgiver i NAV Arbeidslivssenter i Vest Agder.

Derfor har de ansatte fått innsikt i begrepet medarbeiderskap og blitt bevisst på hvilken rolle de har i arbeidsmiljøet og for arbeidsplassen.  

– Medarbeiderne skal medvirke til å si ifra tidligst mulig, og ha dialog med leder. Det er det ikke alle som tenker på, mener han.

– Det er viktig å gjøre rutinene og systemene kjent for alle, ikke bare for lederne. 

Jon Heggland, IA-rådgiver

Systematisk arbeid smitter

Det siste året er sykefraværet redusert fra ni til fem prosent. Utviklingen følges nøye opp gjennom rapportering og ukentlige ledermøter.

– Bedriften har rutiner for å jobbe systematisk. Dette er også viktig for oppfølgingen av sykefraværet, forteller HR-leder Per Leonard Nilsen.

– Systemene er viktig. Når alle vet hvordan det skal være, skaper dette trygghet, mener han. 

Jobber med relasjonene

Neste post for å styrke arbeidsmiljøet er å bli bedre kjent med hverandre gjennom verktøyet ”Diversity Icebreaker”.

– Vi er ulike som mennesker, og vi har forskjellige styrker. Når vi vet litt mer hvem vi er og hvordan vi reagerer kan vi i større grad få frem det positive i hverandre, mener IA-rådgiver Heggland.  

Smilefjes i regnskapene

Etterspørselen etter spesialtilpassede kjøkken er stor og konkurransen på markedet er tøff. Gjennom nærmere 87 år på markedet har Strai Kjøkken skjønt at de alltid må følge med i timen enten det gjelder produksjon, produktutvikling eller arbeidsmiljø. Det gjør at sykefraværspilen peker nedover og den økonomiske pilen peker oppover.

– I fjor hadde vi ”all time high” økonomisk, og vi håper på et godt år i år også, forteller Nielsen.