Hvordan gi og motta konstruktive tilbakemeldinger

Skrevet av Tom Mårup, mårup.dk

Konstruktive tilbakemeldinger øker kunnskapen vår om oss selv, de gir oss mulighet til å endre oss og oppmuntrer til utvikling.

Derfor er det viktig å lære å gi og motta slike. Tilbakemeldinger betyr ikke bare positiv feedback. Negativ feedback er like viktig og nyttig hvis den gis i god mening, og oppleves slik.

Destruktiv feedback er for eksempel tilbakemeldinger som gis med skjulte hensikter. Det kan dreie seg om å framheve seg selv og sine egne evner på et spesielt område, eller om å latterliggjøre en person overfor kolleger eller andre.

Det kan også handle om at den negative tilbakemeldingen gis som kritikk, uten å ta hensyn til den andre personen. På den måten kan man etterlate mottakeren utilpass uten å ha noe å bygge videre på, og uten valgmuligheter som gjør det mulig for ham eller henne å endre sin egen adferd.

 

Hvordan gi konstruktive tilbakemeldinger?

1. Sett kritikken inn i en kontekst

Start alltid med ros! Det er et vanlig råd. Men bruker du ofte denne metoden på medarbeiderne dine, kan det virke motsatt: De hører ikke rosen, de står bare og venter på et «men ...». Del opp tilbakemeldingen. Sørg for å rose når det skal roses. Føler medarbeiderne seg anerkjent i det daglige, er det absolutt best og ærligst å gå rett på sak.

Roser du aldri? Da kan direkte kritikk skape sinne. Medarbeideren føler at du ikke ser noe annet enn det som er galt.  Kunsten er å balansere kritikken, slik at medarbeideren forstår hvor stor del av helheten det du kritiserer utgjør. Det kan være at du kan starte med å si: «Generelt gjør du det veldig bra, men nå vil jeg snakke med deg om noe jeg tenker at du kan forbedre».  Er det første gang du snakker med en medarbeider, så følg endelig rådet om å rose først. 
 

Anerkjenn intensjonen

Det kan godt hende at intensjonen bak en kritikkverdig handling var god.  Om du har en idé om hva intensjonen er, da forteller du til medarbeideren at du har sett det. Det er mye enklere å motta kritikk når man føler seg forstått.
 

Lytt til forklaringer – også de dårlige

Konstruktiv kritikk ser fremover. Den handler om løsninger framfor årsaker. Men medarbeideren kan ha behov for å komme med forklaringer. Selv om du synes at det er dårlige unnskyldninger bør du som leder lytte og forholde deg nysgjerrig og undersøkende til forklaringen.

Kanskje er det et organisatorisk problem som har hindret medarbeideren i å gjøre tingene på en annen måte, eller kanskje ligger problemet hos noen andre. Hvis ikke er det fortsatt like viktig at medarbeideren føler at du tar ham alvorlig, hvis han skal være i stand til å ta kritikken til seg. Spør eventuelt medarbeideren om hva dere sammen kan gjøre dersom problemet dukker opp igjen. 
 

Gi plass til diskusjon

Vi liker godt å ha innflytelse og autonomi. Det er viktig for oss å beholde selvrespekten. Så unngå diktat, la medarbeideren ha noen valg.  Det kan godt hende at han ikke får mulighet til å velge om tingene skal gjøres om igjen, eller gjøres annerledes.  Men det er fornuftig å la ham få innvirkning på hvordan det skal gjøres forskjellig. Det bør alltid være plass til diskusjon, for eksempel om alt skal gjøres på en annen måte.
 

2. Vær konkret

Forsøk å unngå generelle kommentarer som ikke kan brukes til å utvikle egne ferdigheter. Utsagn som: «Det var veldig bra», «det var ikke bra» kan både være behagelige og forferdelige å høre. De kan likevel ikke brukes til å finne ut av hvordan medarbeideren skal gjøre ting annerledes.

Grip tak i det personen gjorde som fikk deg til å bruke ordene «veldig bra» eller «ikke bra».  Du kan for eksempel si: «Den måten du stilte spørsmål på, da han ble litt usikker midt i samtalen, var veldig bra.»  Eller: «Du snudde deg og gikk vekk fra Anna når hun var i ferd med å si hva hun hadde behov for. Da synes jeg ikke du behandlet henne bra». Konkret feedback gir bedre mulighet for læring.
 

3. Referer til adferd det er mulig å endre

Det hjelper ikke å gi en person tilbakemeldinger på noe han ikke har mulighet til å endre på, som for eksempel fysisk utseende.

En bemerkning som: «Det ville være fint om du ser på meg når du snakker» og lignende, er noe den andre kan jobbe med.
 

4. Tilby alternativer

Hvis du gir en negativ tilbakemelding: Kom med forslag til hva personen kunne ha gjort annerledes, i stedet for bare å kritisere.  «Det at du ble sittende da Anne kom inn virket ikke særlig gjestfritt. Hvis du hadde gått bort til henne og hilst på henne, hadde hun følt seg enda mer velkommen».
 

5. Vær beskrivende snarere enn vurderende

Fortell den andre hva du så eller hørte, og hvordan du opplevde det, istedenfor å si at noe var enten bra eller dårlig. «Det stemmeleiet du hadde da du snakket til henne fikk meg virkelig til å føle at du levde deg inn i problemet», er en nyttigere tilbakemelding enn bare: «Det var bra».
 

6. Ei din egen tilbakemelding

Det er så lett å si til den andre: «Du er…», og dermed antyde at du gir en vurdering som alle i hele verden er enige om. Det eneste vi kan gjøre er å formidle vår egen, private mening. Derfor er det viktig at du selv tar ansvar for den feedback du gir. Begynn tilbakemeldingen med «jeg» eller «etter min mening».  Da unngår du at du gir den andre inntrykk av at du formidler en generell oppfatning.  Det gjør at den andre vet at det er du som har denne meningen eller vurderingen.
 

7. Gi den andre et valg

Tilbakemeldinger som krever forandring eller som oppleves krevende av mottakeren kan vekke motstand, og passer kanskje ikke inn i den enkeltes opplevelse av at vi er mennesker som bestemmer over oss selv.

En konstruktiv tilbakemelding gir folk informasjon om dem selv, på en måte som gir dem et valg: De kan bruke tilbakemeldingen eller la være. De bestemmer det selv.  Det kan være fornuftig å tenke over konsekvensene av å endre eller ikke endre noe, men det betyr ikke at du kan eller skal forlange forandring.
 

8. Tenk på hva tilbakemeldingen forteller om deg selv

Tilbakemeldinger forteller minst like mye om den som gir dem som den som mottar. De sier mye om verdiene dine og hva du legger vekt på hos den andre. Derfor kan vi lære noe om oss selv hvis vi lytter til den tilbakemeldingen vi gir til andre.

 

Å motta tilbakemeldinger

1. Lytt til tilbakemeldingen i stedet for å forsvare deg med det samme

I første omgang bør du lytte til tilbakemeldingen og notere deg hva som blir sagt. Da kan du senere forholde deg til hva du skal bry deg om, og hva du mener tilhører den personen som gir tilbakemeldingen. 

Det kan være ubehagelig å gi tilbakemeldinger, men vi ville ha vært fattigere uten. Folk kan tenke ting om oss uten å si det – og det hjelper oss ikke med å utvikle oss. Husk at de andre alltid har meninger om deg og deres oppfatning av atferden og det kan være til hjelp å bli klar over det.

Husk at du har rett til å ha din egen mening, og at du kan velge om du vil ignorere hva den andre mener om deg. Enten fordi det er uten betydning, irrelevant eller at det dreier seg om en atferd som du av en eller annen grunn ønsker å holde fast ved.
 

2. Vær klar over hva som blir sagt

Unngå å trekke raske konklusjoner, eller umiddelbart å komme i forsvar. Da vil folk stoppe tilbakemeldingen, og du kan ikke dra nytte av det folk ville si deg. Vær sikker på at du forstår tilbakemeldingen før du reagerer på den. Er du usikker på hva som menes med tilbakemeldingen eller tilbakemeldingen ikke er konkret nok, så be om konkrete eksempler som kan sette den i perspektiv. En nyttig teknikk er å formulere kritikken for å sjekke om du har forstått riktig.
 

3. Sjekk med flere, istedenfor bare å lytte til den ene

Hvis det kun er en kilde til tilbakemeldingen tror vi kanskje automatisk at den personens mening deles av alle andre. Det kan jo være at andre opplever oss annerledes og at vi vil få et mer balansert syn på oss selv hvis vi får tilbakemelding fra flere.
 

4. Be om den tilbakemeldingen du ønsker, men ikke får

Tilbakemeldinger kan være så viktige for oss at vi må spørre om å få den hvis de ikke kommer av seg selv. Noen ganger får vi bare tilbakemelding på en bestemt del av vår adferd, mens vi ønsker å få dem på andre områder også. Be om det.
 

5. Bestem selv hva du vil gjøre med tilbakemeldingen du får

For å bli godt kjent med oss selv har vi bruk for å vite hvordan andre opplever oss.  Hvis vi bare kjenner vår egen oppfatning av oss selv vet vi ikke hvordan vi oppleves. Når vi får tilbakemeldinger kan vi bruke dem til å utvikle oss videre. 

Når vi mottar den kan vi selv bestemme hvilken verdi den har for oss, og om vi vil bruke den eller ignorere den – og hva vi gjør med den. Takk personen som har gitt deg tilbakemeldinger. Vi kan ha glede av dem. I mange tilfeller har det ikke vært enkelt for andre å gi deg dem. Det er viktig å forsterke og belønne tilbakemeldinger i enhver organisasjon, og i ethvert forhold generelt.

  

Tom Mårup er organisasjonskonsulent og driver virksomheten www.mårup.dk