Den viktige samtalen

Dialog om fråvær og nærvær kan gi stor effekt

Samtalen er ein viktig reiskap for leiarar. Når ein medarbeidar har blitt sjukmeldt, eller står i fare for å bli det, er ein samtale med leiar både klokt og nødvendig. I tillegg til sjukefråvær kan samtaler med fordel også dreie seg om utvikling og auka nærvær.

Tidligare blei det oppfatta som ei privatsak å vere sjukmeldt. Sjukmelding var ein gyldig grunn til ikkje å ha kontakt med arbeidsgivaren. Slik er det ikkje lenger. Både arbeidsgivarar og medarbeidarar har klare plikter. Medarbeidaren skal melde frå om fråvær så tidleg som råd, og opplyse om kva dei kan eller ikkje kan gjere. Arbeidsgivarar og leiarar står sentralt i arbeidet med å hindre sjukefråvær, og å legge arbeidet til rette på ein god måte etter sjukefråværet.

Å snakke om det som er mogleg

På arbeidsplassen er det mogleg å tilby, endre, tilpasse, bytte, justere, trygge, delegere og fordele. Arbeidstakarar og leiarar som ser desse alternativa, vil saman kunne finne gode løysingar. Den viktige samtalen om sjukefråvær er ein vedvarande prosess med leiar og medarbeidar som hovudaktørar. Den handlar om kva som skal til for å ta vare på sjukmeldte medarbeidarar, hjelpe dei tilbake i jobb og eventuelt førebygge fråvær. Meininga med samtalen er å finne fram til kva som skal til for at den sjukmeldte kan kome tilbake i arbeid. I samtalen skal den sjukmeldte og leiaren finne moglege løysingar for kva ho eller han kan gjere, trass i dei avgrensingane sjukdommen eller plaga gir.

Gradert sjukmelding skal være regelen

Reglane for oppfølging av sjukmeldte forpliktar arbeidsgivarar til å auke bruken av gradert sjukmelding. Det vil seie at dei i større grad enn tidlegare skal legge til rette for arbeidstakarar som midlertidig har redusert funksjons- eller arbeidsevne. Å legge til rette blir gjerne lettare når medarbeidar og leiar har snakka saman om alternativ, før vedkomande går til legen. Dersom legen blir kjent med desse alternativa kan sjukmeldinga bli betre tilpassa arbeidsevna til den einskilde, og tilpassa kva som er råd og ikkje råd å få til på arbeidsplassen.

Dialog gjer frisk

Når en medarbeidar er sjukmeldt, eller står i fare for å bli det, er god kontakt og dialog viktigare enn nokon gong. Å få vite at ein betyr noko, og er sakna på arbeidsplassen, kan av og til vere nok til friskmelding. Den sjukmeldte kjenner seg dessutan meir inkludert når han eller ho får sjansen til å følgje med på kva som skjer på arbeidsplassen, og til å halde kontakten med leiaren og kollegaene under fråværet. Terskelen for å kome tilbake etter sjukefråvær er lågare når den sjukmeldte har hatt kontakt med arbeidsplassen.

Samtale for auka nærvær

Gode samtalar kan også bidra til å skape auka nærvær og positiv utvikling. Ein leiar har ansvar for den viktigaste ressursen i verksemda: medarbeidarane. Skal dei fungere godt i stillingane sine må dei trivest og kjenne seg verdsette. Ved å bry seg, syner leiaren at medarbeidarane blir tekne på alvor. Dette er ein naturleg del av god personalleiing.

Samtalar kan bidra til å finne praktiske og nyttige tiltak for å vidareutvikle den einskilde medarbeidaren, og skape eit sunt og produktivt arbeidsmiljø. Dei kan brukast til å evaluere arbeidsinnsatsen og legge arbeidet til rette. Slik kan medarbeidarane få brukt ressursane sine, og oppleve eigenverd og evna si til å mestre. På den måten vil samtalen bidra til arbeidsglede, utvikling og framgang.

Auka lønsemd

Tal frå NHO syner at ei sjukmelding kostar om lag 1900 kroner per dag. Den viktige samtalen skal vere med på å finne råd for å legge arbeidssituasjonen til rette, og gjere vegen tilbake til arbeidet kortare. Det gir auka lønsemd for verksemda. Kvar einskild medarbeidar som blir teken på alvor og verdsett, blir motivert til raskare friskmelding, til nærvær og effektivt arbeid. Det tener alle på.

God førebuing er viktig

Mange leiarar gruar seg forståeleg nok for vanskelege samtalar. Dei kan vere krevjande, mellom anna fordi medarbeidaren ofte reagerer emosjonelt, ikkje berre rasjonelt. Det er vesentleg å hugse at den viktige samtalen ikkje skal dreie seg om sjukdommen. Den sjukmeldte har rett til å verne om privatlivet og sin eigen helsetilstand. Samtalen skal dreie seg om å finne tiltak på arbeidsplassen som kan hindre eller avgrense sjukefråværet. God førebuing er derfor viktig. Leiaren må legge opp samtalen systematisk og være godt førebudd på korleis det er mogleg for verksemda å tilpasse arbeidet for den sjukmeldte. Først då blir den viktige samtalen ein konstruktiv og nyttig reiskap.

Konkrete mål for den viktige samtalen

Den viktige samtalen er ein systematisk samtale mellom leiar og medarbeidar for å:

finne ut av gjensidige forventingar til arbeidstilhøve og resultat.
legge planar for utvikling, støtte og oppfølging av medarbeidaren.
skape tillit, opne for god kommunikasjon og samarbeid.
gi kvarandre tilbakemelding om korleis dei opplever samarbeidet og resultata.
legge til rette for den sjukmeldtes faglege utvikling.
finne fram til kva som skal til for at den sjukmeldte kan kome tilbake i arbeid, eventuelt kva som skal til for å unngå at medarbeidaren blir sjukmeldt.

I den viktige samtalen bør deltakarane vere merksame på mål, arbeidstilhøve, kultur, samspel og behov for endringar og justeringar.